Autor 
Organizacja konferencji to duże przedsięwzięcie branżowe. Włożony wysiłek warto wykorzystać do skutecznej promocji firmy. Spersonalizowane drukowane materiały konferencyjne nie tylko pomogą wzmocnić wizerunek Twojej organizacji, ale będą również miłym upominkiem dla uczestników wydarzenia.
Ologowanie od A do Z
Ważnym elementem promocyjnym każdej konferencji jest właściwe wyeksponowanie marki firm, które podjęły się jej organizacji. Można w tym celu wykorzystać różnorodne materiały drukowane. Warto pamiętać, aby logo organizatora czy sponsorów wydarzenia pojawiły się na wszystkich możliwych materiałach dotyczących konferencji. Dlatego też nawet na zaproszeniu, plakacie informacyjnym czy agendzie eventu powinno znaleźć się miejsce na wyeksponowanie firmowych emblematów.
Oczywiście firmowy symbol powinien się stać nieodłącznym elementem wszelkich materiałów drukowanych wykorzystywanych w trakcie samego wydarzenia. Takie kompleksowe działanie zwiększy rozpoznawalność Twojej firmy.
Foldery, broszury, teczki
Celem każdej konferencji jest prezentacja jak najszerszej oferty produktowej czy usługowej danej branży. Produktem wykorzystywanym w tym celu są z reguły foldery reklamowe. Wielostronicowe publikacje zawierające szczegółowe opisy oferty czy produktów drukowane są najczęściej na grubszym papierze powlekanym. Wysoka jakość druku doskonale eksponuje nawet najmniejsze detale zamieszczonych w projekcie grafik czy rysunków. Odpowiednio zszyte i opatrzone firmowym logo stanowią elegancki i estetyczny materiał promocyjny doskonale współgrający z rangą branżowego wydarzenia.
Poręczniejszym drukowanym materiałem promocyjnym są broszury. Najpopularniejszymi formatami druku tego produktu są formaty: A4, A5 bądź A6. W zależności od Twoich wymagań firmowa broszura może być wydrukowana w formie czarno-białej lub w pełnym kolorze. Oprócz skróconej informacji o oferowanych produktach czy usługach należy w niej umieścić też logo firmy oraz dane kontaktowe. Można również pokusić się o umieszczenie kodu QR, który będzie odsyłał do firmowej strony internetowej.
Aby nie pogubić wszystkich materiałów konferencyjnych, dobrze mieć gdzie je schować. Dlatego jako organizator konferencji nie powinieneś zapomnieć o przygotowaniu teczek. W zależności od Twoich wymagań możesz skorzystać z formatu A4 lub A5. Na papierze kredowym bądź kartonie powinieneś umieścić swoje logo. Poza tym teczka jest też doskonałym sposobem na przemycenie firmowej wizytówki. Wystarczy zamówić wariant produktu, którego skrzydełko będzie wyposażone w specjalną kieszonkę na wizytówkę. W przypadku teczek konferencyjnych warto również zagospodarować jej tylną stronę. Możesz na niej umieścić niewielką czcionką dane kontaktowe firmy czy adres strony internetowej.
Papier firmowy i notesy
Mimo rozwoju technologii cyfrowych wśród uczestników konferencji na pewno znajdą się zwolennicy tradycyjnych odręcznych notatek. To z myślą o nich warto przygotować papier firmowy i notesy. Papier firmowy występuje najczęściej w rozmiarze DL, A5 lub A4. Ze względu na swoje przeznaczenie – robienie notatek – jego firmowe oznakowanie musi być subtelne i nie może zajmować zbyt dużej powierzchni. Najlepiej umieścić w którymś z jego rogów niewielkie firmowe logo. Innym rozwiązaniem jest również zastosowanie stonowanej wersji logo jako tła zapisywanych notatek. Pamiętaj, że w tym przypadku nie możesz sięgnąć po zbyt wyraziste barwy, gdyż utrudnią odczytanie zapisanego na papierze tekstu.
| Masz pytania dotyczące drukowania? A może chcesz wydrukować niestandardowy projekt? Skontaktuj się z naszym specjalistą. Magdalena Wasik – magda.wasik@kserkop.pl |
Do konferencyjnych notatek doskonale nadają się również firmowe notesy. W przypadku konferencji poręcznym formatem jest A5. Notes może być wyposażony w kredową okładkę, ale wcale nie musi. Częstym rozwiązaniem wykorzystywanym w trakcie branżowych spotkań są notesy bez okładek w formie klejonych notatników. Taki format pozwala nie tylko na notowanie bez konieczności otwierania notesu, ale również na łatwe zrywanie poszczególnych kartek. Sposób ich wyrywania jest analogiczny to zrywania kartek w danych ściennych kalendarzach.
Każdy organizator konferencji, któremu zależy nie tylko na odpowiedniej reklamie swojej firmy, ale również na aktywnym udziale uczestników wydarzenia, może przygotować specjalne konferencyjne konspekty. Wydruki treści omawianych w trakcie eventu prezentacji multimedialnych z dodatkowym miejscem na notowanie ewentualnych pytań i uwag to praktyczna pomoc dla odbiorców prezentowanych treści. Oczywiście konspekt może być wzbogacony o dyskretne logo organizatora bądź adres jego strony internetowej. Zaletą konspektów jest niski koszt ich wykonania. Druk cyfrowy zapewni nie tylko wysoką jakość materiałów, ale również będzie mógł być wykonany na 1-2 dni przed konferencją. Najwygodniejszym formatem będzie z pewnością A4. Dla komfortu robienia notatek poleca się papier offsetowy, który dobrze przyjmuje długopisowy tusz.
Agenda wydarzenia
Teoretycznie każdy uczestnik konferencji jest zapoznany z jej programem. W praktyce z reguły niewielu z nich tak naprawdę pamięta, jaki jest jej program. Aby uwolnić i tak zaprzątnięty umysł uczestników twojej konferencji, zadbaj zawczasu o drukowane agendy wydarzenia dla każdego z nich. Wydrukowany w wysokiej jakości cyfrowej program w formie podręcznej, składanej ulotki będzie przydatną pomocą dla każdego z konferencyjnych gości. Pamiętaj, aby szczególnie ważne prelekcje czy wyróżniających się mówców wyróżnić w projekcie graficznym agendy (chociażby poprzez zastosowane odpowiedniej ramki czy kolorystyki). Przygotowanie tego rodzaju projektu nie zajmie ci dużo czasu, a da uczestnikom konferencji poczucie, że zadbałeś o każdy, nawet najmniejszy szczegół wydarzenia.
Certyfikaty i dyplomy
Jednak umieszczanie firmowego logo na materiałach drukowanych to nie jedyny sposób personalizacji drukowanych produktów konferencyjnych. Udział w branżowej konferencji wiąże się często z kosztami dla uczestników. W zamian ci oczekują otrzymania certyfikatu czy dyplomu potwierdzającego udział w wydarzeniu. Tego rodzaju dokumenty wymagają personalizacji pod kątem osób biorących udział w wydarzeniu. Do ich wydruku wykorzystywany jest druk zmiennych danych, który pozwala na umieszczenie na papierze szczególnie tych personalnych. W zależności od Twoich preferencji certyfikaty i dyplomy mogą być wydrukowane na papierze kredowym, kartonie czy papierze ozdobnym. Ze względu na fakt, że wiele osób eksponuje tego rodzaju dokumenty na ścianach w swoich biurach czy gabinetach, rozmiar dyplomu musi być dopasowany do zawartej na nim treści w taki sposób, aby była ona czytelna z odległości nawet kilku metrów. Dlatego zaleca się stosowanie formatów A5 wzwyż. Istotny jest również dobór czcionek i kolorów druku. Najlepiej sprawdzają się typowe czcionki bez dodatkowych zdobień oraz kontrastowy nadruk na stonowanym tle.
Oczywiście umieszczenie logo firmowego organizatora w postaci niewielkiej grafiki również jest możliwe.
Imienne identyfikatory
Druk zmiennych danych wykorzystywany jest również podczas drukowania imiennych identyfikatorów dla uczestników konferencji. Ze względu na fakt, że są one jednocześnie dokumentem uprawniającym do udziału w wydarzeniu, powinny zawierać jak najwięcej danych pozwalających zidentyfikować posiadacza. Niekiedy są to jedynie imię, nazwisko i nazwa firmy, którą reprezentuje dana osoba. W przypadku konferencji o znaczącej renomie na identyfikatorze publikowane jest również zdjęcie jej uczestnika. Ze względu na duże ryzyko uszkodzenia dokumentu ważne jest jego solidne wykonanie (podłoże o odpowiednio wysokiej gramaturze) i zabezpieczenie wydruku (np.: poprzez lakierowane UV czy foliowanie).
Dedykowany pakiet konferencyjny
Imienne certyfikaty czy identyfikatory to standardowe rozwiązanie wykorzystywane podczas konferencji. Tobie jako organizatorowi przedsięwzięcia z pewnością zależy na produktach, które zapadną w pamięć uczestnikom wydarzenia. Jeśli tak jest, powinieneś się zastanowić nad personalizacją pakietów konferencyjnych. Wykorzystanie technologii druku zmiennych w druku cyfrowym umożliwia przygotowanie całego pakietu drukowanych materiałów konferencyjnych pod konkretnego uczestnika eventu. Baza podstawowych danych osobowych osób biorących udział w wydarzeniu oraz zastosowanie właściwej technologii druku wystarczą do tego, aby Jan Kowalski uczestniczący w konferencji XYZ otrzymał nie tylko imienny identyfikator lub dyplom, ale również dedykowany dla niego notes, teczkę czy broszurę. Całość możesz zapakować w stylowe, tekturowe pudełko zaadresowane imiennie do każdego uczestnika wydarzenia. Taka nietypowa paczka będzie miłą niespodzianką.
Jeśli dysponujesz bardziej zaawansowaną bazą danych o uczestnikach konferencji, możesz pokusić się nawet o przygotowanie folderów reklamowych, których treść będzie odpowiadała zapotrzebowaniu konkretnej osoby. Jan Kowalski, którego interesują nowoczesne rozwiązania dotyczące zarządzania w firmie, z pewnością rzuci okiem na folder, w którym zaprezentowano oprogramowania CRM itp. Tak zaawansowana personalizacja drukowanych materiałów konferencyjnych wymaga o wiele większego nakładu finansowego i zaangażowania. Jednak jej oddźwięk w postaci zwiększonego zainteresowania ofertą Twojej firmy z pewnością zrekompensuje poniesione koszty.
O tym, dlaczego personalizacja materiałów drukowanych może się opłacać i jak tę technikę wykorzystują w swojej promocji światowe marki, przeczytasz tutaj.
Ostatnio zmodyfikowane: 6 listopada, 2017
