Digitalizacja dokumentacji technicznej i budowlanej

Najczęściej spotykaną formą dokumentacji technicznej czy budowlanej jest jej wersja papierowa. Jednak ze względu na niską wytrzymałość tego wariantu warto zadbać o jej solidną kopię. Digitalizacja dokumentacji pozwoli nie tylko solidnie ją zarchiwizować, ale również ułatwi wprowadzanie w przyszłości ewentualnych zmian w treści dokumentu.

Czym właściwie jest digitalizacja?

W pierwszej kolejności warto wyjaśnić, na czym właściwie digitalizacja polega. Cytując za Narodowym Archiwum Cyfrowym, jest to … przekształcenie treści analogowej na cyfrową. W prostszych słowach: cały proces polega na zeskanowaniu wersji papierowej dokumentu oraz zapisaniu go w wersji elektronicznej. Do skanowania dokumentacji technicznej i budowlanej wykorzystywane są wysokiej jakości skanery, które są w stanie odwzorować nawet najmniejszy szczegół projektu. W przypadku elektronicznej archiwizacji dokumentacji wykonawczej istotne znaczenie ma również wierne odwzorowanie wszelkich pieczątek potwierdzających moc prawną danego projektu.

Trwała kopia

Inżynierowie starszej daty, którzy od lat pracują na papierowych wersjach dokumentacji technicznej, mogą sceptycznie podchodzić do kwestii jej elektronicznej archiwizacji. Wynika to z tego, że nie są świadomi korzyści, jakie ze sobą niesie digitalizacja. Po pierwsze, to skuteczny i trwały sposób na zabezpieczenie kopii dokumentacji, po którą zawsze można sięgnąć w sytuacji zniszczenia wersji papierowej. Po drugie, dokumentacja w wersji elektronicznej może zostać udostępniona szerszemu gronu zainteresowanych. Zeskanowany dokument zapisywany jest w uniwersalnym formacie (.pdf, .jpg lub .tif), a tym samym jego odtworzenie nie powinno sprawić większych problemów nawet osobie obsługującej komputer w stopniu podstawowym. Ponadto skanowany dokument zostaje zapisany na płycie CD lub nośniku zewnętrznym, które również mogą zostać udostępnione osobom trzecim. Oczywiście dokumentacja techniczna w wersji elektronicznej może być przesyłana za pośrednictwem maila, co również ułatwia współpracę w zespole realizującym inwestycję.

– Elektroniczna wersja dokumentu pozwala również na jej edycję oraz nanoszenie zmian w istniejących planach (mapach) za pomocą programów graficznych – przyznaje Leszek Patoła, opiekun klienta z krakowskiego oddziału Centrum Kopiowania CAD Kserkop sp. z o.o. – Dokumentacja w wersji elektronicznej może też być z łatwością zamieszczona na stronach internetowych przy ogłoszonych przez urzędy miasta lub gminy przetargach – dodaje.

Proces prostszy niż myślisz

Chociaż cyfrowe archiwizowanie dokumentacji opiera się na nowoczesnych technologiach, sam proces digitalizacji nie jest skomplikowany. Doświadczone centrum kopiowania dokumentacji technicznych zadba o wysoką jakość wykonanych skanów. Wprawdzie każdy dokument może zostać zeskanowany, jednak w przypadku dokumentacji zszytej czy spiętej poszczególne arkusze muszą być luzem.

– Dokumenty do skanowania nie mogą być przyklejone na stalowych blachach, piankach, drewnianych deskach (takie dokumenty też się zdarzają), a ich szerokość nie może przekraczać 914 mm – zaznacza Leszek Patoła. – Ograniczenia te wynikają z konstrukcji urządzenia.

Warto pamiętać, że digitalizacja dokumentacji wcale nie wyklucza jej papierowych kopii. Wręcz przeciwnie, centrum kopiowania z reguły wykonuje kilka kopii w wersji papierowej (w celu tradycyjnej archiwizacji) oraz jednocześnie zapisuje kopię dokumentu w wersji elektronicznej. Jeśli któraś z kopii ulegnie zniszczeniu bądź zagubieniu, wykonawca zawsze będzie mógł sięgnąć po jej drugi wariant.

digitalizacja dokumentacji technicznej dokumentacja techniczna druk cyfrowy plik PDF do druku wydruk

Ostatnio zmodyfikowane: 6 listopada, 2017